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契約管理システム

ウォーターメロン生命(仮名)のケーススタディ

業種 保険会社
概要 契約情報の内容を全て確認を行う管理を行なうシステム。
  • 認証機能
  • データ管理(検索、一覧、変更、削除)
  • レポート出力
  • 一括データ(CSV)取込み
  • 一括データ(CSV)出力
  • DB(ACCESS)
画面数 24 テーブル数 10 ファイル出力 3
レポート出力数 2 使用データベース MDB(ACCESS DATABASE)

お客様が感じる課題・要望

  • 請求書を作成する際に自動化されておらず、事務作業の負担が多くなっている
  • データのバックアップがされていない
  • 契約先に対して、営業履歴、成績管理をしたい
  • 既存データ、追加データの取り込みをしたい
  • 0から開発なので、システム導入がスムーズに行えるか

プロフェッサからみた課題

紙・エクセル媒体での管理となっており、対応する人によって管理方法が違ったので、データを検索する際の手間、営業する際の重複し た問い合わせに伴う作業の煩雑さ、帳票を作成する際の人為的ミスなどが目立っていました。
このことから、仕事の無駄が多くみられ、システム化によってこの課題を解決するのが今回のシステム化の目的となりました。

対応方法

まずは、データ管理の仕方を整理する必要が有りました。
さらに今回はシステムをゼロから導入するということなので、どのようにシステム化をする手法でなく、 システムを導入した際の業務をどのように改善すればよいかという業務フローの見直しが必要でした。
そのため、部署ごとの業務をフロー図を書き出し、現状どこに問題があるか何が必要とされているかを列挙していきました。
システムをどのように作るかよりも、業務フローを見直し、改善すればシステムのあるべき姿がみえてきます。
また、ゼロからのシステム化なので、システム利用者への導入を考慮し、ユーザ検証(運用前のユーザが行うシステム検証)を長く設定し、 ユーザ検証前にはシステム教育を設け、システム説明書も納品させて頂きました。

結果・考察

システム導入してから、作業の効率が良くなったそうです。
特に、人為的ミスの削減が顕著に抑えられました。
また、業務改善という上流から考慮させて頂いたのでどのように業務を改善すれば良いかという考えをもつようになり、次期システム開発にも活かされました。

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